Administrador Ejecutivo
Tiempo completo • Hybrid - US
Responsive recruiter
Beneficios:
- Seguro dental
- Horario flexible
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
- Seguro de visión
El Administrador Ejecutivo proporciona apoyo administrativo de alto nivel a la alta dirección, asegurando el buen funcionamiento de las actividades diarias e iniciativas estratégicas. Este puesto implica gestionar horarios, coordinar comunicaciones, manejar información confidencial y apoyar la eficiencia organizativa.
El Administrador Ejecutivo es un puesto clave de cara a la externa y debe ser capaz de presentar, facilitar y compartir información en nombre de la organización.
DEBERES ESENCIALES
Coordinación de reuniones y eventos:
- Programar, organizar y ayudar en la preparación de la agenda de las reuniones de la junta directiva (junta directiva y consejo asesor nacional), reuniones de liderazgo.
- Prepara las agendas, toma actas de las reuniones y haz seguimiento de los puntos de acción.
- Coordina la logística para eventos internos de retiro y divulgación hasta tres al año.
- Coordinarse con el equipo directivo para establecer agendas con antelación y facilitar reuniones y sesiones de preparación con facilitadores invitados para todo el personal y reuniones específicas de temas.
- Liderar la reunión mensual del personal en el pod, incluyendo preparar y distribuir la agenda con antelación, así como programar y organizar reuniones de planificación previa con el director.
Gestión de Oficina y Operaciones:
- Actuar como líder trabajando con el departamento de TI para la transición a un servidor seguro y así mantener registros, bases de datos y sistemas de gestión documental.
- Participar en las series de reuniones de herramientas de Operaciones Especiales, sistemas y gestión del cambio, así como en las reuniones de beneficios y nóminas.
Apoyo a la gestión de proyectos:
- Liderar la coordinación interfuncional entre el personal para garantizar la alineación y la rendición de cuentas respecto a los objetivos organizativos.
- Asistir al Director Ejecutivo con proyectos especiales, investigación e implementación de políticas, ayudando a priorizar iniciativas y a llevar los proyectos desde el concepto hasta la ejecución.
- Haz seguimiento de los plazos y asegura la ejecución oportuna de las iniciativas.
- Apoyar la recaudación de fondos, las relaciones con donantes o la gestión de subvenciones según sea necesario.
- Gestiona calendarios, citas y arreglos de viaje para altos ejecutivos.
- Prepara documentos resumen para reuniones, presentaciones y correspondencia.
- Actúa como enlace entre la dirección, el personal y las partes interesadas externas.
Comunicación y participación de los interesados:
- Redactar y editar comunicaciones internas y externas.
- Gestiona correspondencia, llamadas y consultas en nombre de los directivos.
- Asiste y representa regularmente al equipo directivo en reuniones comunitarias, eventos de networking, eventos de socios y foros públicos.
Trabajo en equipo
- Mantener el conocimiento profesional y técnico asistiendo a talleres educativos, revisando publicaciones profesionales, estableciendo redes personales, participando en sociedades profesionales, etc.
- Apoyar el mantenimiento de la marca, suministros, espacio de oficina y sistemas administrativos de ELSO comprendiendo y siguiendo políticas, procesos y procedimientos para la organización de suministros, el almacenamiento de archivos y las convenciones de nombres, las directrices de marca, los registros de comunicaciones, los presupuestos departamentales, etc.
- Sé amable, accesible y receptivo al público en todos los aspectos de las funciones laborales, incluyendo la comunicación profesional y con conocimiento sobre la misión, los esfuerzos de recaudación de fondos y la programación de ELSO Inc.
- Comprométete a seguir el enfoque de ELSO, Inc. para la resolución de problemas tanto internamente como con socios, contratistas, voluntarios, participantes de programas, financiadores, donantes y el público en general.
- Participa en reuniones regulares de personal y planificación, incluyendo el retiro anual presencial de personal.
CUALIFICACIONES REQUERIDAS
- Sólidas capacidades organizativas y de gestión del tiempo.
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Dominio de Microsoft Office Suite, Google Workspace, Zoom, Monday.com y herramientas de gestión de proyectos.
- Capacidad para manejar información sensible y confidencial con discreción.
- Orientado al detalle con la capacidad de hacer varias tareas a la vez en un entorno acelerado.
- La experiencia en una organización sin ánimo de lucro o con misión es un plus
- Debe ser capaz de levantar y mover entre 30 y 40 libras durante la preparación del evento
- Debe contar con un transporte independiente diario fiable
CUALIFICACIONES PREFERIDAS
Formación y experiencia
- Licenciatura en administración de empresas, Comunicación o un campo relacionado (o experiencia equivalente).
- 5-7 años de experiencia en un puesto administrativo o de apoyo ejecutivo.
Opciones flexibles de teletrabajo disponibles.
Compensación: $47,840,00 - $79,040,00 al año
Somos un empleador con igualdad de oportunidades y todos los candidatos calificados recibirán consideración por el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, estado de discapacidad, estado de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por la ley.
Creada en 2015 por dos mujeres negras, ELSO Inc. ofrece oportunidades de educación y desarrollo de liderazgo culturalmente relevantes que invitan a los jóvenes de color a experimentar las ciencias de la vida al aire libre (ELSO). Nuestra misión es enseñar y enmarcar la ciencia y la educación basada en la naturaleza a través de una lente que se centre y eleve las historias, las formas de conocimiento, las necesidades individuales y las experiencias vividas de las comunidades negras y latinas. ELSO busca reducir la brecha de rendimiento en la educación y las profesiones STEAMED (Ciencia, Tecnología, Ingeniería, Artes, Matemáticas, Medio Ambiente, Diseño), al tiempo que crea un sentido de pertenencia para las personas negras, indígenas y de color en los entornos naturales y construidos. ELSO utiliza un enfoque multicultural para la educación STEAMED que se basa en la justicia ambiental y la historia cultural. Estamos demostrando un modelo de educación STEAMED dirigido por personas de color.
(si ya tienes un currículum en Indeed)